仕事を任せるスキルと、リーダーの資質

仕事を任せる上で伝えるべき7情報

こんにちは！鈴木です。
先日は展示会のイベントで札幌に行ってきました。当社のブースは、スタッフが自主的に用意してくれていた装飾のおかげもあり、現地でも目を引くものになっていて、予想以上にいいかんじでした。

さて、今回は、上司の悩みのタネである「部下への仕事の任せ方」についてお話しします。
 
上司が部下に仕事を任せることについて悩むのはなぜでしょうか？

それは、「すぐに結果を出すなら教えるより自分でやった方が早い」「部下に任せるとクオリティが不安なので自分でやった方が確実」という【組織の成果ベース】の理屈と、

「仕事を任せなければ人は育たない」「上司が介入しすぎると自主性が生まれない」という【部下の成長ベース】の理屈に挟まれるからです。

これはどちらも正しく、会社の方向性や状況（平時か危機下か）によって使い分けていく必要があります。
 
まず、自社の方向性を確認しましょう。

会社規模を現状維持していくのか、それとも拡大を目指すのか。
前者の場合、社長が強力なリーダーシップで全業務を引っ張るのがベストかもしれません。
しかし、後者の場合、社長自身が思い描く成果と速度をいったん落とす覚悟が求められます。

会社を大きくするには、自分以外の人を通じて再現性あるパフォーマンスを出す仕組み作りが必須だからです。

優秀な上司（仮にAさん）ほど、部下（仮にBさん）に任せた仕事がうまくいかないとき、「どうしてこんな簡単なこともできないんだろう？」と思ったことがあるはずです。

しかし、ここには2つのワナがあります。

1つ目は、優秀であるAさんが簡単だと思っていることは、他の人にとっては簡単ではないことです。2つ目は、任せた仕事がうまくいかない原因がBさんの実力不足ではなく、Aさんの「任せるスキル」が不足している場合があることです。
 
「任せるスキル」について具体的に見ていきます。
最もダメなパターンは「Bさん、これ、時間があるときいい感じに仕上げておいて」とか「Bさん、このままだと売上がまずいよ。もっと動かないと」という、そもそも中身がなく指示にもなっていないケースです。

他者に「任せる」には、相手に7つの情報を伝える必要があります（テンプレ化をお勧めします）。
 
【仕事を任せる上で伝えるべき7つの情報】
①内容 ②目的 ③期限 ④優先度 ⑤要求クオリティ ⑥制約条件 ⑦ヒント

上記のうち、 ①〜④は必須項目です。

トーク例としては、以下のようになります。

「Bさん、新規顧客リストへのDM配布と架電をお願いします（①）。

目的は新店舗の今期売上を○円に伸ばすことです（②）。

◯日までに終わらせてください（③）。

今、Bさんは3つのタスクがあると思いますが、今回の依頼を最優先で進めてください（④）」

これが基本形です。必要に応じて、⑤〜⑦も伝えます。

「最終的に数値結果だけわかれば良いので、報告書式は簡素で良いです（⑤）。

今回の予算は30万円までです（⑥）。

ちなみに私が以前同じ業務でこういう失敗をしたので、今回はこのやり方を参考にしてください（⑦）」

特に「優先度」と「期限」は、企業活動においても最低限求められる要素です。

「何からやるべきか（＝優先度）、いつまでにやるべきか（＝期限）」が定まっていないということは、「やりやすいことから、制限時間なしでやってOK」ということです。

これは一見、業務する側はラクに感じるかもしれませんが、お客様側の立場から見ればありえない企業になってしまいます（シェフが作りたいものを好きな時間に出すレストランは潰れてしまうでしょう）。
 
そして、「何からやるべきか、いつまでにやるべきか」をチーム単位で定め、実行し、管理するのが管理職の重要な仕事です。

また、管理職がこれをできるようにし、報告を受けるのが社長の重要な仕事です。
なぜなら、会社のミッションを定めた社長という存在は、常に会社全体の優先度と期限を考えているはずだからです。
「我が社の使命を果たすには、いつまでにどうあるべきか？」と。
 
「努力しているけど長いこと成果が出ていない」という状況であれば、社長も社員も近視眼的になり、長期視点で見たときに本質的ではないことに時間をかけているだけかもしれません。

リーダーの資質は危機下で決まる

ただし、これは平時の話です。
危機下では、リーダーは前線に立ち、どれだけ泥臭くとも自ら戦わなければいけません。

たとえば、会社の命運がかかったプロジェクトが停滞していたり、予期せぬ事態で経営危機に陥っているときなどです。

そんなときに、社長や管理職が「部下のみんなで決めてみなよ。失敗も勉強だよ」などと言っていたら、それこそ信頼を失うどころか、下手をしたら会社もなくなります。

「逆境では自ら前線に立つ。逃げずに全部自分がやり切る」。
この覚悟がない人に私は管理職は勧めません。ついていくメンバーが不安になるからです。

リーダーの「能力」は普段の行動や結果から判断できますが、「資質」は順調時ではなく逆境時での姿勢からわかるのです。