穴の空いたバケツで水を汲んではいけない〜すべての努力が無駄になる悲劇〜

組織化で社長が真っ先にやるべき事

こんにちは！鈴木です。

6月に北海道小樽市で開催した経営者・管理職向けセミナー『人口爆縮時代の企業経営』では、現地とオンラインで総勢60名弱の方にご参加いただきました。

ご視聴いただいた皆様、会場をご提供いただいた日本信達株式会社様に深く感謝申し上げます。

本セミナーでは、当社が実践してきた「連合隊のニッチ戦略」や、「組織の生産性向上の取り組み」について具体的に紹介しました。

参加者の皆様からは「今まで出たセミナーで一番だった！」「耳が痛いことも多く、非常に役立った」「社内研修で資料を使いたい」などのご感想をいただき、私自身も大変励みになりました。

現地でたくさんの経営者とお話しする中で、最も多かった組織の悩みが「非効率な職場環境」と「業務の属人化」でした。

作業効率が悪い、特定のスタッフしかできない仕事が多い、マニュアルも整備されていない、といった状況です。

今回は、これらの問題を改善することがどれほど重要なのかをお話しします。

多くの経営者は、売上アップや新規採用の施策について注目しがちですが、企業を持続的に発展させたいのなら、社長がまず取り組むべきは「組織の非効率さと属人性の解消」です。

私は講演でよく「穴の空いたバケツで水を汲んではいけない」という話をします。
チームメンバーが一生懸命バケツで水を汲んでも、もしバケツの底に穴が空いていたら、すべての努力が無駄になります。

適切なリーダーであれば、そこで「もっと全力で水を汲んでくれ！」とは言わず、「まずはバケツの穴を塞ごう」と伝えるはずです。

ここでいう「水」は売上などの成果を、「バケツの穴」は経営資源が蓄積されず流れ出てしまう原因箇所を指します。

そして、「組織の非効率さと属人性」こそが、大きな穴になることが多いのです。

特にやってはいけないのが、社内に再現性がない状態にもかかわらず、忙しさを理由に新たに人を採用することです。

業務効率が悪く、マニュアルや研修が整備されていない状況で新人が入ってきても、「仕事は先輩のやり方を見るなりして勝手に覚えて！」と放置状態になりがちです。

その結果、戦力化が遅れるか、すぐに辞めてしまいます。

これでは、社内の忙しさや成果は変わらないのに、延々と高額な採用コストと教育コストをかけ続けるという負のループに陥ります。

最初にやるべきは「バケツの穴」を塞ぐことなのです。

まず、自部署の作業やイベントに対し「本当に必要か？」を精査しましょう。

これだけでもかなりの無駄を減らせます。また、単純作業は専用ツールを使って自動化・効率化を検討します。

次に、「この仕事はAさんしかできない」という状況があれば、まずはその仕事を部分的にでも「Bさんもできるようにする」ことから始めます。

たとえば、事務作業であれば、日々の業務をリストアップし、クラウドのメモ帳や表ソフトに並べ、作業画面のキャプチャ画像を取って図解マニュアルを作成し、貼っていきます。

営業や接客対応は、手本を動画にしたり、定期的にロープレを行うことで定着させます。

私は社内でよく、「その仕事、新人さんでもすぐできる？パッと見てわかりやすい状態になってる？」と聞きます。
もちろん業務によっては難しいこともわかっています。

それでも、経営者が何を重視しているかは伝わるはずです。

経営において「1」は危険ナンバー

経営において「1」は危険なナンバーです。

極端な話、顧客が1社、取引先が1社、特定業務ができる社員がAさん1人といった状況は、その「1」が消失したらゼロになるからです。

社員の例でいえば、まずAさんに負荷がかかりやすくなります。代理がきかないため、残業が増え、休暇も取りにくくなります。

次にAさんの業務が重要であるほど、Aさんが離脱したら会社がピンチに陥ります。

さらに、Aさん自身が「自分がいなくなったら会社は困るのではないか」と思うこともあるかもしれません。

これが、責任感の強さからくるものであれば素晴らしいことですが、万が一、そのこと自体で優位なポジションが取れるのではという考えの人がいたとしたら、会社との関係性が微妙になってしまいます。

つまり、「1」は誰にとってもリスクの高い数字なのです。

手間をかけてでも、最低2人以上が同じ業務をできるようにすることが重要です（これを「人的バックアップ」といいます）。
組織化においては、「あの仕事はAさんができるから現状困ってないしOK」という考えではいけないのです。

当社では意図的な「仕事の囲い込み」（ブラックボックス化）は厳しくNGとしています。

自分しかできない技能があるのはすごいことですが、それを誰でもカンタンにできるようにする仕組みをつくることでさらに評価が高くなります。

これを社長である私が宣言し、会社の行動指針としても明記しているのです。